Planując wynajem sali na seminarium, warsztaty czy imprezę okolicznościową, warto pamiętać, że cena podstawowa rzadko obejmuje wszystkie koszty. Dodatkowe opłaty mogą znacząco zwiększyć końcowy budżet – nierzadko nawet o kilkadziesiąt procent. Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane kategorie kosztów, na które należy zwrócić szczególną uwagę.
Najczęstsze dodatkowe opłaty
- Sprzątanie po wydarzeniu. Często nie jest wliczone w cenę bazową, zwłaszcza przy wydarzeniach wieczornych lub nocnych, korzystaniu z własnego cateringu, serwowaniu alkoholu.
- Przedłużenie czasu wynajmu
Opłaty naliczane zazwyczaj za każdą rozpoczętą godzinę, szczególnie po określonej godzinie (np. po 22:00 lub 24:00). - Sprzęt i infrastruktura techniczna. Dodatkowe koszty mogą dotyczyć klimatyzacji poza standardowym pakietem; projektora, nagłośnienia, mikrofonów; oświetlenia scenicznego lub dekoracyjnego.
Koszty obsługi, cateringu i „własnych produktów”
- Obsługa personelu, dopłaty za obsługę kelnerską lub barmańską, techników (dźwięk, światło), zwiększoną liczbę personelu przy większych wydarzeniach.
- Opłaty za wniesienie własnych produktów (tzw. korkowe)
Mogą obejmować alkohol, tort, słodki stół lub catering zewnętrzny. Często są to koszty przechowywania i chłodzenia, krojenia i serwowania, obsługi naczyń i szkła. - Zmiany w aranżacji przestrzeni. Dodatkowo płatne bywają specjalne ustawienie sali, dodatkowe stoły i krzesła, pokrowce, obrusy i dekoracje, korzystanie z tarasu, ogrodu lub wydzielonych stref (np. fotobudka, mobilny bar).
Aspekty logistyczne i infrastrukturalne
- Parking dla gości, rezerwację określonej liczby miejsc.
- Zużycie mediów, szczególnie przy intensywnym oświetleniu scenicznym, rozbudowanym nagłośnieniu, foodtruckach lub dodatkowych atrakcjach technicznych.
Jak zabezpieczyć się w umowie?
Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek:
- poproś o pełną listę potencjalnych dodatkowych opłat,
- upewnij się, że umowa jasno wskazuje, co jest wliczone w cenę, a co stanowi koszt dodatkowy,
- dopytaj o procedury dotyczące przedłużenia czasu wynajmu, wniesienia własnego alkoholu lub cateringu, zmian liczby uczestników, kosztów sprzątania, parkingu i mediów.
Wskazówka praktyczna
Jeśli masz już określony typ wydarzenia (np. warsztaty, gala, impreza integracyjna, jubileusz), warto przygotować listę kontrolną pytań do właściciela obiektu. Pozwoli to realnie oszacować budżet i uniknąć kosztów, które pojawiają się dopiero po zakończeniu wydarzenia.
