Ustalenie mierników sukcesu wydarzenia firmowego powinno wynikać bezpośrednio z wcześniej określonych celów, na przykład sformułowanych zgodnie z metodą SMART. Tylko wtedy możliwa jest rzetelna ocena efektów eventu i wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Kluczowe jest, aby mierniki były jasno zdefiniowane, możliwe do zebrania w praktyce oraz proste w analizie, co pozwala uniknąć subiektywnych ocen i niejednoznacznych interpretacji.
Proces wyznaczania mierników należy rozpocząć od precyzyjnego określenia, co ma zostać osiągnięte dzięki wydarzeniu. Jeżeli celem jest integracja zespołu, naturalnymi wskaźnikami będą frekwencja oraz poziom satysfakcji uczestników. W przypadku wydarzeń sprzedażowych lub promocyjnych miernikiem sukcesu może być liczba pozyskanych kontaktów biznesowych, natomiast przy eventach wizerunkowych istotne znaczenie mają wskaźniki lojalności, takie jak NPS, lub zasięg komunikacji po wydarzeniu. Każdy miernik powinien być dobrany do charakteru eventu i realnie odzwierciedlać jego efekty.
Równie ważne jest zaplanowanie sposobu zbierania danych. Już na etapie przygotowań warto zdecydować, w jaki sposób będą gromadzone informacje, na przykład poprzez ankiety online, systemy rejestracji uczestników, narzędzia CRM czy analizę aktywności w kanałach komunikacji. Brak takiego planu często sprawia, że nawet dobrze dobrane mierniki pozostają jedynie teoretyczne.
Po zakończeniu wydarzenia należy zestawić uzyskane wyniki z założonymi celami i ocenić, w jakim stopniu zostały one zrealizowane. W przypadku eventów o charakterze biznesowym pomocne jest także obliczenie zwrotu z inwestycji, co pozwala ocenić opłacalność przedsięwzięcia. Szczególnie cenne są opinie zbierane krótko po wydarzeniu, gdy doświadczenia uczestników są jeszcze świeże, ponieważ umożliwiają szybkie wskazanie obszarów wymagających poprawy.
Systematyczna analiza mierników sukcesu sprawia, że organizacja nie traktuje eventów jako jednorazowych działań, lecz jako proces, który można stale doskonalić. Dzięki temu każde kolejne wydarzenie jest lepiej dopasowane do celów firmy i przynosi coraz bardziej wymierne rezultaty
