Aby uniknąć problemów organizacyjnych, wybór miejsca na konferencję należy rozpocząć od precyzyjnego określenia liczby uczestników, niezbędnych wymagań technicznych oraz dostępnego budżetu. Dopiero na tej podstawie warto analizować konkretne obiekty. Należy sprawdzić pojemność sal, możliwości techniczne oraz opinie o danym miejscu, ponieważ zaniedbania na tym etapie często ujawniają się dopiero w dniu wydarzenia.
Istotnym kryterium jest położenie obiektu i łatwość dotarcia. Najlepiej wybierać lokalizacje dobrze skomunikowane, położone w pobliżu lotnisk, dworców kolejowych lub głównych arterii komunikacyjnych, z dostępem do komunikacji publicznej i odpowiedniej liczby miejsc parkingowych. Warto samodzielnie przetestować trasę dojazdu i unikać miejsc, do których większość uczestników musiałaby podróżować ponad godzinę.
Równie ważna jest infrastruktura samej sali. Jej wielkość i układ powinny być dopasowane do liczby uczestników oraz charakteru konferencji. Należy upewnić się, że obiekt zapewnia sprawny sprzęt audiowizualny, stabilne łącze internetowe, klimatyzację, odpowiednie oświetlenie oraz dobrą widoczność ekranu z każdego miejsca na sali. Braki w tym zakresie mogą znacząco obniżyć jakość wydarzenia.
Komfort uczestników ma bezpośredni wpływ na odbiór konferencji, dlatego warto zwrócić uwagę na czystość obiektu, wygodę miejsc siedzących, dostępność dla osób z niepełnosprawnościami oraz obecność przestrzeni przeznaczonych na przerwy kawowe lub catering. Pomocne są opinie i recenzje z wcześniejszych wydarzeń, a także rozmowa z obsługą obiektu na temat dostępnych pakietów obejmujących salę, sprzęt techniczny lub noclegi.
Ostatnim, ale kluczowym elementem jest umowa. Przed jej podpisaniem należy poprosić o pełną i jednoznaczną wycenę, uwzględniającą wszystkie możliwe koszty dodatkowe, takie jak nadgodziny, dodatkowy sprzęt, sprzątanie czy media. Warto również jasno ustalić warunki rezygnacji, zmiany liczby uczestników oraz możliwość wcześniejszego wejścia na salę lub przeprowadzenia próby technicznej. Najlepszym rozwiązaniem jest osobista wizyta w obiekcie lub dokładna weryfikacja jego standardu w formie wirtualnej.
