Как мы уже не раз замечали в статьях, успех мероприятия во многом зависит от предварительной подготовки. В том числе и грамотно подобранного помещения. Аренда зала для проведения культурно — массового мероприятия можно даже поставить на первое место в плане. Но любое действие требует вложения денег и как вариант источника — привлечь спонсоров. Как это правильно сделать? Об этом в материале статьи нам “компания” Мitspace из Варшавы.
Привлечение партнерского финансирования для культурно-массового события способно покрыть порядка 70% сметы за счет рекламных активностей, специальных зон и информационного освещения, что также позволяет увеличить размах мероприятия. Начинать поиск следует за 2–3 месяца, концентрируясь на региональных предприятиях (для Варшавы, к примеру, это могут быть производители отопительного оборудования, компании из сферы текстиля или SMM-агентства, как показывает практика). Основной аргумент — демонстрация выгоды для спонсора: доступ к целевой аудитории, широкий охват и генерация потенциальных клиентов.
Разработка партнерских программ
Первоначально необходимо проанализировать целевую аудиторию события (возраст, увлечения, ожидаемое количество участников) и имеющиеся медиаресурсы: рекламные поверхности, анонсы со сцены, активность в социальных сетях, фотоплощадки. На основе этого формируются 3–5 вариантов сотрудничества: например, базовый пакет (размещение логотипа и публикации в соцсетях за условные 500 руб.), расширенный (оформленная тематическая зона и упоминание в речи ведущего за 2000 руб.) и индивидуальные решения.
Поиск потенциальных партнеров
Требуется создать перечень из 50 и более организаций, которые могут быть заинтересованы в контакте с вашей аудиторией: поставщики газового оборудования, компании легкой промышленности, образовательные проекты, локальные ритейлеры. Поиск стоит вести на профильных площадках, в социальных сетях, среди продавцов на маркетплейсах.
Оформление предложения о сотрудничестве
Коммерческое предложение рекомендуется оформить в виде PDF-документа на 5–8 страниц. В структуру включаются: титульная страница с брендированием, подробное описание события, портрет аудитории с демографическими данными, детализация пакетов с тарифами, примеры успешных кейсов с прошлых мероприятий (посещаемость, упоминания в медиа), а также способы измерения эффективности (промокоды, UTM-метки). Документ лучше подписать от имени руководителя проекта, при возможности добавив рекомендацию от известного лица.
Процесс взаимодействия с партнерами
- Переговоры по телефону.Задайте ключевой вопрос: «Каких конкретных целей вы хотите достичь, участвуя в нашем событии?» — это поможет понять потребности компании.
- Личные встречи. Наглядно презентуйте программу мероприятия, подкрепляя слова статистикой и цифрами, чтобы оценить реальную заинтересованность.
- Работа после события.Обеспечьте информационную поддержку (интервью, stories в соцсетях), а затем предоставьте партнеру детальный отчет о достигнутых результатах (лиды, охват) для формирования основы будущего сотрудничества.
Оптимальная цель — привлечение 5–10 спонсоров. В случае отказа стоит рассмотреть возможность бартерного сотрудничества (обмен на рекламу). Успешным результатом считается покрытие за счет партнерских средств до 80% общего бюджета мероприятия.
